Microsoft Word sering digunakan untuk surat menyurat, baik formal maupun informal. Dengan berbagai fitur, MS Word memudahkan pembuatan surat resmi, termasuk kop surat yang penting dalam setiap surat resmi.
Fitur format teks, pengaturan tata letak, dan desain grafis MS Word memungkinkan pembuatan kop surat yang profesional dan sesuai standar perusahaan atau instansi.
Aturan Kop Surat Resmi
Kop surat adalah elemen penting dalam surat resmi yang berfungsi sebagai identifikasi pengirim dan menciptakan kesan profesional. Sebelum memulai tutorial membuat kop surat di ms word, berikut ini adalah aturan umum pembuatan kop surat:
- Nama dan Logo Perusahaan: Nama dan logo perusahaan atau instansi ditempatkan di bagian atas kop surat, dengan logo yang bisa diletakkan di kiri atau kanan sesuai desain.
- Alamat dan Kontak: Sertakan alamat lengkap, termasuk jalan, kota, kode pos, nomor telepon, dan alamat email, biasanya di bawah nama dan logo.
- Tanggal: Tanggal penulisan surat diletakkan di sisi kanan bawah kop surat dan formatnya dapat disesuaikan dengan kebiasaan organisasi.
- Nomor Surat: Nomor surat, jika diperlukan, ditempatkan di sebelah kiri bawah alamat perusahaan.
- Garis Pemisah: Beberapa desain menggunakan garis pemisah antara kop surat dan isi surat untuk membedakan informasi identifikasi dengan konten utama.
- Ukuran dan Jenis Huruf: Gunakan ukuran huruf yang mudah dibaca, biasanya 12 atau 14, dengan jenis huruf seperti Times New Roman atau Arial, serta pastikan konsistensi untuk menjaga kesan profesional.
Cara Membuat Kop Surat di MS Word
- Silahkan Buka Aplikasi MS Word anda
- Buat tabel berisi 3 kolom, dengan cara klik Insert → Table → pilih 3×1 tabel
- Atur tabel menjadi seperti dibawah ini, kemudian masukkan teks informasi Kop Surat resmi :
Gunakan aturan :
- PEMERINTAH PROVINSI BANTEN DINAS PENDIDIKAN :
- Font : Arial
- font size :16
- font weight : Bold
- Gedung Dinas Pendidikan Kawasan Pusat Provinsi Banten Jl.Syeh Nawawi KP3B Palima – Serang 0265-267064 :
- Font : Arial
- font size :11
- font weight : normal
- Tempatkan kursor pada bagian kolom paling kiri untuk memasukkan gambar atau logo dengan cara klik tab Insert → Pictures → This Device → pilih logo yang akan digunakan
- Jika sudah double klik logo → klik tab Picture Format → Wrap Text → In Front Of Text
- Atur ukuran logo sesuai dengan kebutuhan, sehingga tampilannya menjadi seperti ini :
- Sekarang seleksi tabel kop surat kemudian klik tab Home → pada group paragraph klik icon border → Border and Shadding … dan gunakan aturan seperti gambar dibawah ini :
Sehingga hasil akhirnya Kop Surat Resmi lebih rapih seperti gambar dibawah ini.
Tips tambahan : Agar bisa digunakan lagi di masa mendatang, simpan dokumen sebagai template dengan klik File → Save As → pilih lokasi penyimpanan, dan pada Save as type pilih Word Template (.dotx).
